Neste artigo iremos ensinar a como formatar uma célula para formatar um número para que fique no formato do CPF ou do CNPJ, a máscara de formatação do CPF e do CNPJ.
Iremos mostrar duas formas de fazer isso. A primeira é formatar uma célula para cada tipo de formato. A segunda forma é deixar pré-estabelecida uma formatação, aonde o Excel irá identificar se o formato é um CPF ou CNPJ e irá aplicar a formatação correspondente.
Agora mãos a obra!
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Assista ao vídeo abaixo, caso prefira aprender como fazer para formatar a máscara do CPF e do CNPJ assistindo a um vídeo.
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Máscara do CPF
Iremos começar mostrando como configurar uma célula para que formate o número no formato do CPF. Só para lembrar, o formato do CPF é XXX.XXX.XXX-XX.
Para começar, certifique-se de que a célula está no formato de número. Uma forma rápida de verificar se a célula está com um formato número é colocar um número com o zero na frente, como por exemplo 01.
Se o Excel “comer” o zero, quer dizer que a célula está no formato numérico.
Insira na célula A1 o CPF 00100200304. Esse CPF é fictício.
Logo após apertar enter, o Excel irá comer os zeros que estão na frente do número.
Agora, clique com o botão direito do mouse, encima da célula A1 e na janela que irá aparecer, selecione “Formatar células”.
Na janela que abrir, certifique-se que a aba “Número” esteja selecionada e na parte de “Categoria”, selecione a opção “Personalizado”.
Na opção “Tipo”, apague a palavra “Geral” e digite a seguinte formatação:
- 000″.”000″.”000″-“00 ou 000\.000\.000\-00
Verifique que o valor que está como exemplo, agora está com a mesma formatação de um CPF. Agora basta clicar em OK e pronto. A célula está com a formatação. Toda vez que você inserir um número ele irá ficar na formatação do CPF.
Máscara do CNPJ
Para inserir a máscara do CNPJ, o processo é bem semelhante ao do CPF, com uma leve exceção, já que o formato do CNPJ é diferente do formato do CPF.
Digite na célula o valor 01002003000405. Lembre que a célula deve estar no formato numérico para que a formatação funcione. A célula estará no formato numérico, se ao digitar o número 01002003000405, o Excel automaticamente “comer” os zeros na frente e mudar o valor para 1002003000405.
Agora, clique com o botão direito encima da célula e selecione “Formatar células”.
Uma nova janela irá aparecer, clique na aba “Número” e depois selecione a opção “Personalizado”, que está no lado esquerdo dessa janela.
Apague a palavra “Geral” que está na caixa embaixo da opção “Tipo” e insira a seguinte formatação:
- 00″.”000″.”000″/”0000″-“00 ou 00\.000\.000\/0000\-00
Verifique que o valor que está como exemplo, agora está com a mesma formatação de um CNPJ. Agora basta clicar em OK e pronto. A célula está com a formatação. Toda vez que você inserir um número ele irá ficar na formatação do CNPJ.
Máscara de CPF e CNPJ no mesmo campo
Muitas vezes, não sabemos qual tipo de documento o cliente irá utilizar. Se o cliente for uma pessoa física ele irá informar o CPF e se for pessoa jurídica irá informar o CNPJ. Com isso fica trabalhoso ter uma planilha para cada tipo de documento.
Uma solução para que a planilha automaticamente identifique se o documento é um CPF ou CNPJ e formate o número de acordo com o tipo, é inserir uma formatação que abrange esse dois tipos de documentos no mesmo campo.
O procedimento, para inserir a formatação do CPF e CNPJ no mesmo campo, é o mesmo dos dois que mostramos anteriormente. A única diferença é a formatação que será utilizada.
No campo “Tipo”, insira a seguinte formatação:
- [<=99999999999]000″.”000″.”000″-“00;00″.”000”.”000″/”0000″-“00 ou [<=99999999999]000\.000\.000-00;00\.000\.000\/0000-00
Obs: Por padrão, tudo que estiver dentro do colchete é uma condição, como se fosse a condição se. Ou seja, se o valor informado estiver de acordo com a condição, o que está antes do ponto e vírgula(;) será considerado, o item 2. Caso a condição não seja atingida, a formatação irá ficar de acordo com o que está depois do ponto e vírgula, o item 3.
Sabendo disso, vamos explicar, o que essa formatação quer dizer.
A condição diz que se o número informado for menor ou igual a 99999999999 a formatação que deverá ser utilizada é a do CPF(000″.”000″.”000″-“00), caso contrário a formatação que deverá ser utilizada é a do CNPJ(00″.”000”.”000″/”0000″-“00).
O 99999999999 é utilizado porque o CPF tem 11 dígitos, em que cada dígito vai de 0 a 9. Com isso o 99999999999 indica a última possibilidade de combinação para gerar um CPF, qualquer número maior com certeza não será um CPF, e por isso que depois do 99999999999, podemos considerar, pelo menos no nosso exemplo, que o documento informado será um CNPJ e como tal, a formatação utilizada deverá ser a de um CNPJ.
Se quiser saber mais informações sobre as regras para a formatação numérica, segue um link bem explicativa da Microsoft.
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